Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO

 

Zwischen

 

dem angemeldeten Kundenmitarbeiter, autorisiert durch eine persönliche Benutzeranmeldung, im Folgenden Auftraggeber genannt, also Verantwortlicher.

 

und

 

Gastgeb & Partner Informationssysteme, Albrechtstraße 30, 86641 Rain, vertreten durch die Unternehmensleitung Herr Stefan Gastgeb, im Folgenden Auftragnehmer genannt, also Auftragsverarbeiter

 

 

 

§ 1  Einleitung, Geltungsbereich, Definitionen

(1)    Diese Vereinbarung regelt die Rechte und Pflichten von Aufraggeber und -nehmer im Rahmen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag.

(2)    Diese Vereinbarung findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch ihn beauftragte Unterauftragnehmer (Subunternehmer) personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeiten.

(3)    In dieser Vereinbarung verwendete Begriffe sind entsprechend ihrer Definition in der EU Datenschutz-Grundverordnung zu verstehen. Soweit Erklärungen im Folgenden „schriftlich“ zu erfolgen haben, ist die Schriftform nach § 126 BGB gemeint. Im Übrigen können Erklärungen auch in anderer Form erfolgen, soweit eine angemessene Nachweisbarkeit gewährleistet ist.

 

 

§ 2  Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

(1)    Gegenstand

Die Verarbeitung beruht auf der zwischen den Parteien bestehenden Beauftragung einer Supportstufe  über die Nutzung der Gastgeb-Support^-Plattform.  Der Gegenstand der Auftragsverarbeitung ist:

a)    Die Unterstützung bei der Nutzung von Gastgeb Software.

b)    Die Möglichkeit zur Verwaltung von relevanten Dokumenten.

 

(2)    Dauer

Die Laufzeit dieser Vereinbarung richtet sich nach der Laufzeit des Support-Vertrags. Eine Kündigung des Vertrags bewirkt automatisch auch eine Kündigung dieser Vereinbarung. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

 

 

§ 3  Art und Zweck der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung:

(1)    Art und Zweck der Verarbeitung

Umfang, Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber ergeben sich aus dem Support-Vertrag und sind zur Erfüllung der vertragseigenen Verpflichtungen zur Bedienung und Bereitstellung der Support-Plattform erforderlich.

(2)    Art der Daten

Gegenstand der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten / -kategorien

☒ Personenstammdaten

☒ Kommunikationsdaten (z. B. Telefon, E-Mail)

☒ Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)

☒ PC- und Server Zugangsdaten

☒ Kundenhistorie

☒ Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten

☒ Planungs- und Steuerungsdaten

☒ Empfänger und Versender von Nachrichten, die an die Auftraggeberin gerichtet sind oder von dieser ausgehen

(3)    Kategorien der betroffenen Personen

Die Kategorie der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfasst:

☒ Kunden

☒ Abonnenten

☒ Beschäftigte

☒ Lieferanten

☒ Handelsvertreter

☒ Ansprechpartner

☒ Empfänger und Versender von Nachrichten, die an die Auftraggeberin gerichtet sind oder von dieser ausgehen

 

 

§ 4  Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

(1)    Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die in der Supportvereinbarung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO).

(2)    Die Weisungen werden anfänglich durch die Vereinbarung festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die in der Vereinbarung nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.

(3)    Ziehen Einzelweisungen Mehrkosten nach sich, insbesondere wenn diese über den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, sind diese dem Auftragnehmer zu vergüten.

 

 

§ 5  Pflichten des Auftragnehmers

(1)    Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.

(2)    Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz- Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten (Anlage 1, welche vom Auftraggeber schriftlich angefordert werden kann).

       Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

(3)    Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

(4)    Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.

(5)    Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden.

        Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.

(6)    Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.

Als Beauftragter ist beim Auftragnehmer bestellt:

Herr Holger Daniel

E-Mail: datenschutz@gastgeb.org

Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der Ansprechpartner sind dem Vertragspartner unverzüglich und grundsätzlich schriftlich oder elektronisch die Nachfolger bzw. die Vertreter mitzuteilen. Die Weisungen sind für Ihre Geltungsdauer und anschließend noch für drei volle Kalenderjahre aufzubewahren.

(7)    Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.

(8)    Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.

In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe, Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.

(9)    Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende auf Verlangen des Auftraggebers entweder herauszugeben oder zu löschen.

Im Falle von Test- und Ausschussmaterialien ist eine Einzelbeauftragung nicht erforderlich.

Entstehen zusätzliche Kosten durch abweichende Vorgaben bei der Herausgabe oder Löschung der Daten, so trägt diese der Auftraggeber.

(10)  Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO obliegt dem Auftragnehmer eine Beweislast nach Art. 82 DS-GVO, die Mitwirkungspflichten nach Art. 28 DS-GVO sowie die allgemein geltenden Rechenschafts- und Transparenzpflichten nach Art. 5. Der Auftragnehmer verpflichtet sich den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner gesetzlichen Pflichten und im Hinblick auf seine Mithaftung zu unterstützen.

 

 

§ 6  Pflichten des Auftraggebers

(1)    Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.

 

1.1. Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Verarbeitung gemäß Art.6 Abs.1 DS-GVO sowie für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen nach den Art.12 bis 22 DS-GVO ist allein der Verantwortliche verantwortlich.

1.2. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter abzustimmen und schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format zu festzulegen.

1.3. Der Verantwortliche erteilt alle Aufträge, Teilaufträge und Weisungen in der Regel schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format zu bestätigen.

1.4. Der Verantwortliche ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnehmen des Auftragverarbeiters vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung dieses Vertrages bestehen.

(2)    Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt §5 Abs. 10 entsprechend.

(3)    Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.

 

 

§ 7  Anfragen betroffener Personen

(1)    Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung, Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

(2)    Bei der Erbringung der Unterstützungsleistungen nach Abs. 1 dem Auftragnehmer entstehenden und nachzuweisenden Aufwände und Kosten sind vom Auftraggeber zu ersetzen.

 

 

§ 8  Nachweismöglichkeiten

(1)    Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.

(2)    Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht.

Der Auftragnehmer erhält vom Auftraggeber eine Aufwandsentschädigung für seinen im Rahmen dieser Kontrollen nachzuweisenden anfallenden Kosten. Der Aufwand einer Inspektion ist für den Auftragnehmer grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt.

Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

 

 

§ 9  Subunternehmer

(1)    Der Einsatz von Subunternehmern als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat. Gleiches gilt für die Ersetzung eines bestehenden Unterauftragnehmers.

(2)    Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten. Keiner Zustimmung bedarf die Einschaltung von Unterauftragnehmern, bei denen der Unterauftragnehmer lediglich eine Nebenleistung zur Unterstützung bei der Leistungserbringung nach dem Hauptvertrag in Anspruch nimmt, auch wenn dabei ein Zugriff auf die Daten des Auftraggebers nicht ausgeschlossen werden kann; dazu zählen insbesondere Telekommunikationsleistungen, Post- oder Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen. Der Auftragnehmer wird mit solchen Unterauftragnehmern branchenübliche Geheimhaltungsvereinbarungen treffen.

(3)    Eine solche vorherige Zustimmung darf vom Auftraggeber nur aus wichtigem, dem Auftragnehmer nachzuweisenden Grund verweigert werden. Im Fall der Einschaltung eines nach §§ 15ff. AktG mit dem Auftragnehmer verbundenen Unternehmens als Unterauftragnehmer erteilt der Auftraggeber hiermit ausdrücklich seine Zustimmung.

(4)    Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung des hier genannten Subunternehmers zu, unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4
DS-GVO.

Folgender Subunternehmer ist für die Erbringung von Teilleistungen tätig:

Lansol GmbH
Rheingönheimer Weg 13

67117 Limburgerhof

Leistung:

Die Lansol GmbH stellt einen Hochleistungsserver inkl. der erforderlichen Infrastruktur zur Verfügung, zertifiziertes Rechenzentrum nach ISO 27001.

 

(5)    Der Auftragnehmer informiert den Aufraggeber vorab über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung von weiteren Unterauftragnehmern, wodurch der Auftraggeber die Möglichkeit erhält, gegen diese Änderung Einspruch zu erheben (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Erfolgt kein Einspruch innerhalb von 14 Tage ab Bekanntgabe, gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben.

 

 

§ 10 Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl

(1)    Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren.

Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher« im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.

(2)    Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

(3)    Für Nebenabreden ist grundsätzlich die Schriftform oder ein dokumentiertes elektronisches Format erforderlich.

(4)    Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Anlage zum Datenschutz den Regelungen des Vertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Anlage unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Anlage im Übrigen nicht.
Ein Widerspruch führt unverzüglich nach bekanntwerden zu einem Löschen der entsprechenden Zugangsdaten des widersprechenden Anwenders.

(5)    Es gilt deutsches Recht.